Trajnimi për arkivat

Në mbështetje të rregullores së funksionimit të këshillimit të sigurimit të cilësisë dhe me bashkëpunimin e Zyrës së burimeve njerëzore dhe çështjeve juridike, u realizua programi i trajnimit mbi organizimin dhe funskionimin e arkivës së institucionit. I ftuar në këtë trajnim ishte z. Besmir Picalli, specialist pranë institucionit të Arkivës Shtetërore. Në fjalën e tij, z. Picalli u fokusua në ruajtjen e provimeve të studentëve. Ky process është thelbësor në aktivitetin e institucioneve.

Përfaqësues nga departamentet dhe sekretaritë bënë një prezantim të shkurtër të veprimtarisë së tyre në lidhje me arkivën ku theksuan se provimet e cdo lëndë janë ndarë në zarfe përkatëse, mbi të cilat është bërë emërtimi i zarfit në të cilin përshkruhet: Emri i institucionit, fakulteti, departamenti, emri dhe kodi i lëndës, semestri, provim final/gjysmëfinal dhe emri i lektorit. Të gjitha provimet janë stampuar me vulën e  institucionit në pjesën ku mbyllet zarfi. Zarfet me provime janë arkivuar në zyrën e arkivës të ndara në dollapemetalike  të ndryshme sipas departamentit. Brenda dollapeve janë krijuar dosje të cilat kanë kapacitetin për të mbajtur disa zarfe. Cdo dosje mbart etiketën e jashtme ku përcaktohet numri i saj, Fakulteti, Departamenti, Programi i studimit, Viti Akademik, Semestri, Kodi dhe emri i lëndëve. Ndërsa në brendësi të dosjes janë shënuar lëndët dhe përkatësia e provimeve:  Final, gjysmëfinal, Kuiz, Projekte, Projekt Semestral dhe një hapësirë për Shënime.

Së bashku me specialistin z. Picalli, u zhvillua një inspektim pranë ambjenteve të arkivës ku u konstatua se të gjitha provimet janë transferuar në zyrën e arkivës me qëllim ruajtjen në mënyrë të përshtatshme të dokumentacionit. Gjithashtu specialist konfirmoi fakti se i gjithë procesi është zhvilluar konform legjislacionit dhe rregulloreve në fuqi.

Në të njëjtën kohë u vlerësua fakti se Arkiva është në kushte optimale për sigurimin e dokumentacionit duke përfshirë këtu kushtet e fizike, dhe teknike. Nga ana e tij, specialist shprehu dyshimin se në një të ardhme jo shumë të largët do të duhet që të zgjerohet kapaciteti fizik i arkivës, me qëllim që të mos krijohet konfuzion brenda saj.  Fakt ky që u pranua edhe nga stafi i institucionit dhe u shënua si objektivi i rradhës për këtë zyrë.